Du virkelig, virkelig skal stoppe med at sætte upassende oplysninger i dine e-mails



<div _ngcontent-c14 = "" innerhtml = "

At sætte upassende indhold i dine e-mails kan du og din organisation i varmt vand.

Getty

Hvert halve år er der en anden stor historie i nyheden om, at nogen lægger oplysninger i en e-mail, der kommer tilbage til at bide dem – og deres organisation – i den bageste. Uanset om det er det Bridgegate skandale, en Hollywood mogul henviser til en producent som en "bi-polar lunatic, "Posse af politiske figurer fundet ved hjælp af privat email til offentlige virksomheder eller flåde af selvinddrivende e-mails der kom ud af Wall Street under finanskrisen, synes mange ellers kloge mennesker at være perversigt forpligtet til at bruge e-mail på en selvdestruktiv måde.

Når vi skubber vores hoveder over disse historier, lykønsker de fleste af os tydeligt, at vi aldrig ville gøre noget, der fjollet. Men ikke så hurtigt. Den uheldige sandhed er, at almindelige mennesker som dig og jeg regelmæssigt implicerer os og vores virksomheder i dumme e-mails; det kommer bare ikke ind i aviserne. Lee Seham, en partner i et advokatfirma i New York, der specialiserer sig i arbejds- og arbejdsløshedsret, siger: "næsten 100% af mine tilfælde omfatter e-mails eller tekster, som afsendere ønsker, de aldrig havde sendt." Jef Feibelman, en partner hos det ærværdige advokatfirma i Memphis Burch, Porter & amp; Johnson, er enig i: "Det er nu næsten sikkert, at grundig opdagelse i retssager vil afdække skadelige tekster eller e-mails", og tilføjer, "derfor er så mange advokater tilbageholdende enhver dom om Mueller-undersøgelsen. Hvem kan sige, hvilke tekster han måtte have? " Uanset om de inkriminerer sig i ulovlig aktivitet, udsætter deres organisationer for uønsket kontrol eller tilfældigt gør tilsagn, de ikke betyder at ære, bliver almindelige forretningsfolk jævnligt selv og deres virksomheder i varmt vand gennem uforsigtig brug af e-mail.

Konsekvenserne af uhensigtsmæssig e-mail stopper ofte kort efter retssager, men forårsager stadig store hovedpine for organisationen. Tidligere ansættelsesadvokat og nuværende arbejdsplads konsulent Lynne Eisaguerre& nbsp; aktier, "næsten alle mine mediationer og executive coaching engagement involverer problematiske emails. E-mail er næsten altid problemet, som regel en lang e-mail-sti, som modtageren fandt nedslående eller nedværdigende. "Disse situationer kan ikke ende i retten, men de er ikke desto mindre dyre, forstyrrende og helt unødvendige.

Så hvordan stopper vi med at lave dumme ting med e-mail?

En god start kan ændre, hvordan vi tænker på e-mail. Lynne mener, at vi er alt for komfortable med e-mail: "Det er som en forlængelse af vores hjerne; vi tænker ikke engang. Vi tænker på det som privat, og det er det ikke. Din virksomhed ejer serverne og de bærbare computere og alt hvad der er på dem. "Lee Seeham er enig i, at folk endnu ikke har forstået, at e-mail ikke er den samme som samtale:" ting, som folk ville have sagt flot på et telefonopkald nu endnu mere flippende angivet i elektronisk kommunikation, måske til en person eller til snesevis. Det er ligegyldigt, da disse meddelelser er for evigt og sendes uendeligt. "Husk derfor, at dine arbejdsemails er permanente skriftlige optegnelser over dine udsagn, og at de tilhører din organisation, ikke til dig.

Det kan også hjælpe med at huske, at der findes andre kommunikationsmidler til rådighed for dig. Seeham anbefaler telefonen: "Ingen har lært lektionen, at det er mere forsigtigt at gå i skole: hente modtageren (hvis du har en) og ringe." I dagene før e-mail var der en klarere konsensus om hvad du burde skriv om i forhold til hvad du skal snakke om. Disse retningslinjer er lige så gyldige som de nogensinde var, og de er værd at huske. Lynne understreger, "nogle ting du ikke skal e-mail om. Du skal tale. Det er for nemt at misforstå en e-mail: Du får ikke tonetryk eller ansigtsudtryk. Den første regel er, at email er for fakta-det er alt sammen. Fakta er fine. Folk kommer i problemer, når de emailer, når de er i konflikt, og når de gør det, går tingene ned ad bakke. Når du er i konflikt, skal du hente telefonen eller gå ned i gangen. Du holder ikke email. "Når du er i tvivl, skal du ikke skrive det skriftligt; & nbsp; foretage et telefonopkald eller tale med din kollega ansigt til ansigt.

Mens du arbejder på at skifte din email-tankegang, kan det være med til at holde nogle regler i tankerne. Den eneste, bredt udbredte regel om e-mail har været, "hvis du ikke vil se det på forsiden af New York Times, sæt det ikke i en e-mail. "Det er gode råd, men det er tydeligt, at det ikke har trængt ind. Disse mere specifikke retningslinjer kan hjælpe:

1. Hvis du emailer om en kollega, tænk hvordan du vil føle, hvis din kollega så din besked. (Ja, det betyder helt sikkert, at du ikke kan skille en kollega skriftligt, uanset hvor dårligt du skal bruge damp.) Hvis du ikke er komfortabel at sige det til hendes ansigt lige nu foran hele afdelingen, må du ikke sætte det i en email. Hvis du har bekymringer om ydeevne eller holdning eller noget andet om en medarbejder, kan du bruge en email til at oprette et møde om dine bekymringer, men du er tåbelig at sætte detaljer skriftligt, medmindre dit formål er at oprette et papirspor . Hvis det er sidstnævnte, hold dig til fakta og sørg for, at din kommunikation er omhyggeligt professionel, unemotional og noget, du vil være villig til at eje senere.

2. Hvis din organisation laver noget, der kan begejstre fantasien hos a Wall Street Journal investigative reporter (eller endda bare forretningsredaktøren for dit lokale papir), ikke mail om det, selvom dine kollegaer gør det. Hvis dine kolleger diskuterer problemet via e-mail, skal du stoppe dem. Hvis du føler dig selv lidt risikabel for noget, skal du ikke skrive det skriftligt. Sagkyndig ekspert Sterling Miller fortæller, "Jeg plejede at fortælle folk at lade som om, at hver e-mail du skriver starter med 'Kære regeringens regulator' eller 'Kære firma, der suverer os', og så tænk på, hvordan det påvirker, hvad du skriver.

3. Hvis du er fristet til at gøre off-farve, vrede eller bitter kommentarer om din organisation i en e-mail, gør du det ikke. Hvis dine kolleger gør det, så spørg dem om at stoppe det. Men vær venlig at ikke fremsætte denne anmodning skriftligt. I et famously pinligt tilfælde oprettede et bestyrelsesmedlem i Bank of America en e-mail-kædehenvisning "skrue aktionærerne, "Derefter skrevet" ingen spor "for at foreslå, at de ikke opretter et papirspor. Desværre var det for sent: Kongresudvalget, der undersøgte BoA-fusionen med Merrill Lynch, blev ikke smidt af duften. Sterling Miller igen: "Denne type e-mail er sandsynligvis værre end hvad der var i den email, du forsøgte at blive slettet. & nbsp; Forsøger at forklare, hvad du virkelig mener, vil sandsynligvis være svært. & nbsp; Og når du har sendt en e-mail, kan du smuk meget væddemål vil det være i årevis og år uanset nogen instruktion til at slette det. & nbsp; Jeg plejede at fortælle mine folks 'De eneste ting, der efterlades efter fuld udbredt global atomkrig vil være kakerlakker og beklagelige e-mails.' "

4. Hvis du finder dig selv på randen af ​​at lave et tilbud eller en forpligtelse i en email, spørg dig selv, om du eller din chef gerne vil se det samme tilbud eller engagement i en kontrakt. Ifølge John Gleason, en advokat, hvis firma udøver en bred vifte af forretningsret i New York og internationalt, har Uniform Commercial Code indledt en æra af mindre formalitet og har tilladt kontrakter at blive udført i form af e-mails: "UCC gør det muligt at indgå kontrakter dannet på næsten enhver skriftlig måde: bogstaver, korrespondance, lige ting skrevet på servietter i en restaurant. Hvis skrivelsen er underskrevet af hver part og angiver aftalen (pris, levering, mængde osv.), Anser UCC at skrivningen er en eksigibel kontrakt. "Hvordan man undgår at gøre en forpligtelse, betyder det ikke? Gleason foreslår: "Undgå ord og sætninger som" Jeg lover, "" Jeg vil levere, "" Du betaler X, "" Vær venlig at betale X, "" når du leverer [goods], Jeg vil betale dig, '' skib widgets og jeg betaler, '' betale og jeg tager mig af forsendelsen 'og så videre.'

5. Uanset din situation, lad ikke dig selv sende en hurtig e-mail-tankegang, "det er bare en besked" eller "det vil blive løst om et par dage, så det er ligegyldigt." Under Bridgegate-skandalen, Bridget Kelly og Bill Baroni, associerede af den tidligere New Jersey-guvernør Chris Christie, sendte kun få selvkriminerende e-mails og sms'er over en periode på blot et par dage, men de er nu afventer dømmekraft for sammensværgelse, svig og relaterede afgifter. E-mail opretter en permanent post; intet er "over".

Så før du bruger for meget mere tid, lykønsker dig selv, at du aldrig ville gøre noget dumt i en e-mail, stop og tænk. Er du sikker på, at du ikke har lagt noget i en e-mail, som du ikke burde have? Er du sikker på, at du aldrig ville gøre det igen? I haste af arbejdsdagen er det fristende at afværge en email og få problemet – uanset hvad det er – fra din plade. Vi ville alle være kloge at bremse og tænke lidt for at være sikker på, at vi ikke bruger e-mail uhensigtsmæssigt.

">

At sætte upassende indhold i dine e-mails kan du og din organisation i varmt vand.

Getty

Hvert halve år er der en anden stor historie i nyheden om, at nogen lægger oplysninger i en e-mail, der kommer tilbage til at bide dem – og deres organisation – i den bageste. Uanset om det er Bridgegate-skandalen, en Hollywood-mogul, der henviser til en producent som en "bi-polar lunatic", possen af ​​politiske figurer, der blev fundet ved hjælp af privat e-mail til regeringsvirksomheden eller flåden af ​​selvinddrivende e-mails, der kom ud af Wall Street under finanskrisen synes mange ellers kloge mennesker at være perverske forpligtet til at bruge e-mail på en selvdestruktiv måde.

Når vi skubber vores hoveder over disse historier, lykønsker de fleste af os tydeligt, at vi aldrig ville gøre noget, der fjollet. Men ikke så hurtigt. Den uheldige sandhed er, at almindelige mennesker som dig og jeg regelmæssigt implicerer os og vores virksomheder i dumme e-mails; det kommer bare ikke ind i aviserne. Lee Seham, en partner i et advokatfirma i New York, der specialiserer sig i arbejdsløshed og arbejdsløshedsret, siger, at næsten 100% af mine tilfælde involverer e-mails eller tekster, som sendere ønsker, at de aldrig havde sendt. "Jef Feibelman, en partner på den ærværdige Memphis advokatfirmaet Burch, Porter & Johnson er enig i: "Det er nu næsten sikkert, at grundig opdagelse i retssager vil afdække skadelige tekster eller e-mails", og tilføjer, "derfor er så mange advokater tilbageholdende enhver dom om Mueller-undersøgelsen. Hvem kan sige, hvilke tekster han måtte have? " Uanset om de inkriminerer sig i ulovlig aktivitet, udsætter deres organisationer for uønsket kontrol eller tilfældigt gør tilsagn, de ikke betyder at ære, bliver almindelige forretningsfolk jævnligt selv og deres virksomheder i varmt vand gennem uforsigtig brug af e-mail.

Konsekvenserne af uhensigtsmæssig e-mail stopper ofte kort efter retssager, men forårsager stadig store hovedpine for organisationen. Tidligere ansættelses advokat og nuværende arbejdsplads konsulent Lynne Eisaguerre aktier, "næsten alle mine mediationer og executive coaching engagement involverer problematiske emails. E-mail er næsten altid problemet, som regel en lang e-mail-sti, som modtageren fandt nedslående eller nedværdigende. "Disse situationer kan ikke ende i retten, men de er ikke desto mindre dyre, forstyrrende og helt unødvendige.

Så hvordan stopper vi med at lave dumme ting med e-mail?

En god start kan ændre, hvordan vi tænker på e-mail. Lynne mener, at vi er alt for komfortable med e-mail: "Det er som en forlængelse af vores hjerne; vi tænker ikke engang. Vi tænker på det som privat, og det er det ikke. Din virksomhed ejer serverne og de bærbare computere og alt hvad der er på dem. "Lee Seeham er enig i, at folk endnu ikke har forstået, at e-mail ikke er den samme som samtale:" ting, som folk ville have sagt flot på et telefonopkald nu endnu mere flippende angivet i elektronisk kommunikation, måske til en person eller til snesevis. Det er ligegyldigt, da disse meddelelser er for evigt og sendes uendeligt. "Husk derfor, at dine arbejdsemails er permanente skriftlige optegnelser over dine udsagn, og at de tilhører din organisation, ikke til dig.

Det kan også hjælpe med at huske, at der findes andre kommunikationsmidler til rådighed for dig. Seeham anbefaler telefonen: "Ingen har lært lektionen, at det er mere forsigtigt at gå i skole: hente modtageren (hvis du har en) og ringe." I dagene før e-mail var der en klarere konsensus om hvad du burde skriv om i forhold til hvad du skal snakke om. Disse retningslinjer er lige så gyldige som de nogensinde var, og de er værd at huske. Lynne understreger, "nogle ting du ikke skal e-mail om. Du skal tale. Det er for nemt at misforstå en e-mail: Du får ikke tonetryk eller ansigtsudtryk. Den første regel er, at email er for fakta-det er alt sammen. Fakta er fine. Folk kommer i problemer, når de emailer, når de er i konflikt, og når de gør det, går tingene ned ad bakke. Når du er i konflikt, skal du hente telefonen eller gå ned i gangen. Du beholder ikke e-mail. "Når du er i tvivl, skriv det ikke skriftligt. foretage et telefonopkald eller tale med din kollega ansigt til ansigt.

Mens du arbejder på at skifte din email-tankegang, kan det være med til at holde nogle regler i tankerne. Den eneste, bredt udbredte regel om e-mail har været, "hvis du ikke vil se det på forsiden af New York Times, sæt det ikke i en e-mail. "Det er gode råd, men det er tydeligt, at det ikke har trængt ind. Disse mere specifikke retningslinjer kan hjælpe:

1. Hvis du emailer om en kollega, tænk hvordan du vil føle, hvis din kollega så din besked. (Ja, det betyder helt sikkert, at du ikke kan skille en kollega skriftligt, uanset hvor dårligt du skal bruge damp.) Hvis du ikke er komfortabel at sige det til hendes ansigt lige nu foran hele afdelingen, må du ikke sætte det i en email. Hvis du har bekymringer om ydeevne eller holdning eller noget andet om en medarbejder, kan du bruge en email til at oprette et møde om dine bekymringer, men du er tåbelig at sætte detaljer skriftligt, medmindre dit formål er at oprette et papirspor . Hvis det er sidstnævnte, hold dig til fakta og sørg for, at din kommunikation er omhyggeligt professionel, unemotional og noget, du vil være villig til at eje senere.

2. Hvis din organisation laver noget, der kan begejstre fantasien hos a Wall Street Journal investigative reporter (eller endda bare forretningsredaktøren for dit lokale papir), ikke mail om det, selvom dine kollegaer gør det. Hvis dine kolleger diskuterer problemet via e-mail, skal du stoppe dem. Hvis du føler dig selv lidt risikabel for noget, skal du ikke skrive det skriftligt. Retssagkyndige Sterling Miller fortæller: "Jeg plejede at fortælle folk at lade som om, at hver e-mail du skriver starter med" Kære statsregulator "eller" Kære firma, der suverer os ", og så tænk på, hvordan det påvirker, hvad du skriver."

3. Hvis du er fristet til at gøre off-farve, vrede eller bitter kommentarer om din organisation i en e-mail, gør du det ikke. Hvis dine kolleger gør det, så spørg dem om at stoppe det. Men vær venlig at ikke fremsætte denne anmodning skriftligt. I et famously pinligt tilfælde oprettede et bestyrelsesmedlem i Bank of America en e-mail-kædehenvisning "screwing the shareholders" og derefter skrevet "ingen spor" for at foreslå, at de ikke laver et papirspor. Desværre var det for sent: Kongresudvalget, der undersøgte BoA-fusionen med Merrill Lynch, blev ikke smidt af duften. Sterling Miller igen: "Denne type e-mail er sandsynligvis værre end hvad der var i den email, du forsøgte at få slettet. Forsøger at forklare, hvad du virkelig mener, vil sandsynligvis være svært. Og når du har sendt en email, kan du stort set vædde på, at det vil være rundt i år og år, uanset hvilken instruktion der skal slettes. Jeg plejede at fortælle mine folks 'De eneste ting, der efterlades efter fuld udbredt global atomkrig vil være kakerlakker og beklagelige e-mails.' "

4. Hvis du finder dig selv på randen af ​​at lave et tilbud eller en forpligtelse i en email, spørg dig selv, om du eller din chef gerne vil se det samme tilbud eller engagement i en kontrakt. Ifølge John Gleason har en advokat, hvis firma udøver en bred vifte af forretningsret i New York og internationalt, indført en ensartet handelslov, der har indført en æra med mindre formalitet og har tilladt kontrakter at blive udført i form af e-mails: "The UCC tillader kontrakter at blive dannet på næsten enhver skriftlig måde: bogstaver, korrespondance, endda ting skrevet på servietter i en restaurant. Hvis skrivelsen er underskrevet af hver part og angiver aftalen (pris, levering, mængde osv.), Anser UCC at skrivningen er en eksigibel kontrakt. "Hvordan man undgår at gøre en forpligtelse, betyder det ikke? Gleason foreslår: "Undgå ord og sætninger som" Jeg lover, "" Jeg vil levere, "" Du betaler X, "" Vær venlig at betale X, "" når du leverer [goods], Jeg vil betale dig, '' skib widgets og jeg betaler, '' betale og jeg tager mig af forsendelsen 'og så videre.'

5. Uanset din situation, lad ikke dig selv sende en hurtig e-mail-tankegang, "det er bare en besked" eller "det vil blive løst om et par dage, så det er ligegyldigt." Under Bridgegate-skandalen, Bridget Kelly og Bill Baroni, associerede af den tidligere New Jersey-guvernør Chris Christie, sendte kun et par selvinddrivende e-mails og sms'er i løbet af blot et par dage, men de afventer nu at blive dømt for konspiration, bedrageri og relaterede afgifter . E-mail opretter en permanent post; intet er "over".

Så før du bruger for meget mere tid, lykønsker dig selv, at du aldrig ville gøre noget dumt i en e-mail, stop og tænk. Er du sikker på, at du ikke har lagt noget i en e-mail, som du ikke burde have? Er du sikker på, at du aldrig ville gøre det igen? I haste af arbejdsdagen er det fristende at afværge en email og få problemet – uanset hvad det er – fra din plade. Vi ville alle være kloge at bremse og tænke lidt for at være sikker på, at vi ikke bruger e-mail uhensigtsmæssigt.